zondag, 9 mei 2021

Hoe voorkom je uitputting door online vergaderen?

Uitgeput na een dag Zoom of Teams

Herken je dat? Na een dag vergaderen via Zoom of Teams tolt je hoofd en is je energie tot onder het nulpunt gedaald. Je bent niet de enige. Volgens experts zijn vergaderingen via een scherm veel vermoeiender dan op kantoor. Hoe komt dat? En hoe houd je je hoofd helder?

Kijk niet naar jezelf

Die wallen onder je ogen. Dat coronakapsel! Of je wilt of niet, op een scherm vol gezichten kijk je vooral naar je eigen hoofd. Zo vaak zie je immers niet hoe je overkomt tijdens een vergadering. Helaas kost die (meestal kritische) zelfevaluatie veel energie.
Tip: Schakel de webcam uit in je eigen weergave of plaats jezelf in het kleinst mogelijke vakje. In Zoom kun je bijvoorbeeld kiezen voor ‘speaker view’ in plaats van ‘gallery view’. De persoon die aan het woord is, komt dan het grootst in beeld.

Kies een neutrale achtergrond

Welke boeken staan er in de kast van die collega? En wat staat er allemaal op dat aanrecht? Ons brein is altijd bezig ontbrekende informatie aan te vullen. Dat is niet alleen afleidend maar ook erg vermoeiend.
Tip: Zorg voor een rustige achtergrond en vraag je collega’s hetzelfde te doen.

Zet je gesprekspartner onder de webcam

Tijdens een vergadering op kantoor halen we veel informatie uit oogcontact. Snapt hij het nog? Is zij positief over mijn voorstel? Bij videovergaderen is dat een stuk lastiger. Omdat je toch probeert de blik van je collega’s te interpreteren, raak je sneller vermoeid.
Tip: Sleep het beeld van je gesprekspartner vlak onder de camera. Oogcontact voelt dan minder vreemd. Zorg er verder voor dat je webcam op de goede hoogte staat, zodat je recht in de camera kunt kijken als je praat. Jouw collega’s kunnen zich dan beter concentreren op wat jij zegt.

Steek je hand op en knik

Naast oogcontact gebruiken we bij vergaderingen op kantoor tientallen andere signalen om elkaar te begrijpen. Op het moment dat jij hoorbaar inademt, weten jouw collega’s bijvoorbeeld dat je iets wilt zeggen of vragen. Terwijl jij aan het woord bent, peil je hoe jouw boodschap bij de anderen aankomt. Zie je een collega een gaap onderdrukken? Dan is ze waarschijnlijk niet zo geïnteresseerd in wat jij te melden hebt. Vinden jouw collega’s je verhaal wél boeiend? Dan maken ze dat kenbaar door te knikken of door bevestigend ‘m-hm’ (‘Ga door, ik volg je’) te mompelen. In een online-vergadering kunnen dat soort signalen behoorlijk spaak lopen. Dat is verwarrend en daarmee vermoeiend.
Tip: Spreek met je collega’s af dat jullie je hand opsteken wanneer jullie iets willen zeggen. Knik uitbundig om de spreker duidelijk te maken dat je zijn of haar verhaal volgt.

Stop met multitasken

Een pop-up van je agenda, een interessant nieuwsbericht, die mail waar je al een poosje op wachtte en hee wat leuk: een whatsappje van je vriendin. Tijdens een online-vergadering zijn we vaak ook met andere dingen bezig. Maar multitasken kost extra energie, zeker tijdens een toch al uitputtende Zoom- of Teamsmeeting.
Tip: Concentreer je op de videovergadering. Zet andere programma’s en het geluid van je telefoon zoveel mogelijk uit.

Wissel af met mailen, appen en bellen

Nu online vergaderen gewoon is geworden, ben je misschien geneigd voor elk overleg Zoom of Teams te gebruiken. Ook als je even snel iets aan die ene collega wilt vragen. Het resultaat: je staart de hele dag naar gezichten op je beeldscherm en dat is precies waar je bekaf van wordt.
Tip: Soms is een appje of mailtje minstens zo handig. Of pak ‘ouderwets’ de telefoon. Uit onderzoek blijkt dat twee personen elkaar tijdens een telefoongesprek beter begrijpen dan bij een video call. Bovendien kun je tijdens zo’n telefoontje even je benen strekken.

Hou het kort en neem pauzes

De ene videovergadering is nog niet afgerond of de volgende dient zich alweer aan. Je had voor jezelf nog wat punten willen noteren en even willen bijkomen, maar daar is geen tijd voor. Dus ga je duf en ongeconcentreerd de volgende online-meeting in. Waar ging die ook weer over?
Tip: Spreek met elkaar af dat een vergadering niet langer duurt dan 45 minuten en plan tussen twee vergaderingen in een pauze van minstens een half uur. Bekijk ook of je alleen kunt instappen bij de agendapunten die voor jou relevant zijn.